• Tableau de bord et statistiques: l'utilisateur du portail a accès à des graphiques lui indiquant à tout moment l'état de ses requêtes, de son solde, de son activité sur la plateforme, etc...
• Connexion unique: Votre client se connecte au portail hotline avec un accès unique pour sa société, et ensuite chaque utilisateur s'identifie (ou s'ajoute) individuellement.
• La création de ticket: Le client peut ouvrir un ticket en précisant son problème, mais il peut aussi choisir l'urgence de celui-ci, le pôle concerné, le projet concerné et joindre un ou plusieurs fichiers.
• Suivi de l'état des requêtes: Le client peut voir l'état de tous ses tickets, qu'ils soient en attente, en cours de traitement, annulés ou terminés/archivés. La fiche d'un ticket propose un récapitulatif clair avec la demande, la facturation impactée, un historique des échanges via une frise temporelle moderne, l'état d'avancement, etc...
• Gestion de son solde: Chaque client possède son solde de tickets, celui-ci peut à tout moment re-créditer son compte à partir du portail. Paiement par CB ou par Paypal.
• Un interlocuteur connu: Un ticket est pris en charge par l'un de vos employés ? Le client en est automatiquement informé par mail, ainsi que pour le choix de la facturation, les interactions redigées par vos employés, un changement d'état, etc...

Le portail Hotline est connecté à Optima CRM. Chacun des clients de votre CRM a automatiquement un compte sur le portail, et tous les éléments suivants : contacts, projets, facturation, solde, peuvent et sont aussi être gérés via Optima.

Le portail peut bien entendu s'interfacer avec n'importe quelle base de données ou outils de CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics CRM, Sage CRM etc...) existants.

Vous l'aurez compris, grâce au portail Hotline, fini les appels/mails incessants qui vous obligent à disperser votre concentration. Votre rendement et votre efficacité vont être boostés !

Les tickets sont transférables d'un pôle à un autre comme d'un employé à un autre, ainsi même si un employé est en vacances, son collègue peut s'occuper de la prise en charge pour rassurer son client, puis transférer le ticket à la bonne personne.

Dès qu'un ticket est créé, l'ensemble de vos collaborateurs sont aussitôt notifiés par mail, ainsi le temps de prise en charge est optimal.
Chaque interaction se voit affecter un temps de traitement et un temps facturé afin de piloter le pointage mais aussi et surtout la facturation. Cette information est accessible sur le portail d'où le sentiment de transparence pour le client.
Tous les échanges sont conservés et datés, ce qui vous assure un historique et une base de connaissance inifinie et fiable. Comme dit le proverbe : "Les paroles s'envolent, les écrits restent".